งานคอนโด นี่ไม่ซับซ้อนครับ เพียงแต่ต้องดูแลเรื่องสาธารณูปโภคดีๆ หากมีอะไรเสียมา ลูกบ้านจะตกใจทันที
ไฟฟ้า ประปา ที่จอดรถ นี่สำคัญ มีปัญหาปุ๊บ ร้องทันที ที่ รองลงมาก็เรื่อง Lift ประตู TV วงจรปิด น้ำทิ้ง
อย่างอื่น ถือว่า เบาๆ

แต่ถึงจะไม่ซับซ้อน แต่เวลามีปัญหา หากทีมงาน ไม่่มีระบบงาน ก็จะเล่น “มวยวัด” ซ่อมแก้ไข ผ่านไปเป็นครั้งๆ เดี๋ยว ก็วนกลับมาอีก
หากเจอ “ช่างซุก” อันนี้ รับเรื่องมา แล้วไม่ทำ ปล่อยจนเป็นเรื่องใหญ่ พอเจอตัวก็โทษทุกอย่าง ที่นิยมกัน ก็บอก “กรรมการยังไม่อนุมัติ” ซึ่งก็จริง เพราะ ยังไม่มีใคร ขออนุมัติมาเลย ..

ช่างพูดไม่ผิดหรอก แค่พูดไม่หมด แต่เด็กๆ เขาเชื่อนะ….

การแก้ปัญหาวนไป วนมา ไม่ได้มีแต่วงการคอนโด ผมว่ามีทุกวงการครับ แบบนี้ เขาเรียกทำงานไม่มีระบบ ผมจัดงานบริหารคอนโด ไว้ สามกลุ่ม

กลุ่มแรก – Premium แบบนี้ มีระบบการทำงาน คนทำงาน มีประสบการณ์ เงินเดือนสูง มีรูปแบบการทำงานแบบมืออาชีพ เน้นป้องกันให้มาก แก้ไข มีไม่มาก

กลุ่มสอง – Professional แบบนี้ มีระบบการทำงาน คนทำงาน มีประสบการณ์บ้าง ไม่มีบ้าง รับเอาใครไม่รู้มาทำงานบ้าง กลุ่มนี้ หายาก แต่ถ้าได้มาจะดีมาก เพราะ ค่าบริหาร จะไม่สูงแบบกลุ่ม Premium

กลุ่มสาม – ตลาดล่าง แบบนี้ ไม่มีระบบการทำงาน คนทำงาน มีประสบการณ์บ้าง ไม่่มีบ้าง จับใีครได้ ที่อยู่ในวงการมา ก็เอามาทำเลย กลุ่มนี้ มีเยอะ บางที่ยังไม่เคยรับงานเลย แต่ แตกตัวออกมาจาก บริษัทที่ตัวเองทำงานอยู่ ออกมาทำเอง กลุ่มนี้ สู้ราคากันพอควร เป็นกลุ่มใหญ่ ที่มีในตลาด บริษัทไหนการตลาดดี ก็ได้งาน แต่ สามเดือนก็เห็นอาการแล้ว ถ้าดูเป็น เดือนเดียวก็เห็นแล้วครับ

ดังนั้น จะทำให้ดี ต้องมีระบบงาน ระบบงานทำไม่ยาก แต่ที่ไม่ค่อยมี เพราะ คนทำงานไม่ชอบอ้างอิง วิธีทำงาน ทำให้ วัดคุณภาพงานไม่ได้ ไม่เชื่อไปลองถามดูว่า งานแต่ละงานที่เขาทำอยู่ วัดคุณภาพที่อะไร ตอบออกมา จะไม่เข้าใจเอาเลย

ผมลองเอาระบบการทำงานจาก ISO มาปรับดู จะพบว่า งานบริหารคอนโดนี่ทำระบบงานง่ายมากครับ … หากสนใจ ก็ลอง ติดตามดู

อย่างเแรกเราต้องแบ่งงานที่ทำกันอยู่ออกมาเป็นข้อๆ ก่อน หากนึกไม่ออก ก็ใช้วิธีว่า เจอปัญหาอะไรอยู่่บ้าง ที่ลูกบ้านแจ้งมา บ่นมา ก็นำมาเขียนเป็นหัวข้อก่อน เข่น

ตอนนี้ มีคนเแจ้งงานซ่อม เรื่องร้องเรียน เรื่องแลกบัตร เรื่อง ซ่อมรั่ว ก็เอามาเขียน

ตารางรายชื่อ work flow

พอได้รายการ ก็แบ่งงานให้แต่ละคนไปเขียน เขียนที่ตัวเองทำมาก่อน ไม่ต้องห่วงถูกผิดครับ อย่างตัวอย่าง การรับเรื่องงานซ่อม ก็เขียนออกมาแบบนี้

จะเห็นว่า ในตาราง จะบอกว่า ใครทำอะไร ตอนไหน จดยังไง เอกสารที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง ง่ายๆ ไม่ซับซ้อน

แต่เรื่องยากคือจะทำยังไงให้ staff ที่ไม่คุ้นชินกับเรื่องแบบนี้ เข้าใจ และ ทำตามมากกว่า อันนี้ มีเทคนิค หากสนใจ ก็กด subscribe ใส่ email ติดตามไว้ครับ