ผมทำงานโครงการมาครึ่งชีวิต(การทำงาน) สิ่งแรกที่ คนอยากรู้คือ “แผน”
แผนงาน ที่คนถามถึง เป็นเครื่องมือในการทำงานโครงการ ที่จะบอกอะไรเราหลายๆ ครับ

น้องๆ หลายคน เวลาได้รับมอบหมายให้ทำแผน อาจจะทำแผนออกมาได้ แต่ แผนงานที่ดี ผมว่าควรจะมีลักษณะดังนี้

1. แผนงานระดับหนึ่ง – ใช้บอกกำหนด วันเริ่มต้น และ วันเสร็จ ของโครงการนั้นๆ โดย แบ่งย่อยตาม กิจกรรมหลักที่ทำ คนที่รับผิดชอบ จะเป็นผู้บริหารระดับกลางถึงสูง

2. แผนงานระดับสอง –  เป็นแผนงานที่มีระดับย่อยต่อจากระดับหนึ่ง ใช้บอกกำหนด วันเริ่มต้น และ วันเสร็จของ “กลุ่ม” งานหลักที่ทำ คนที่ดู จะเป็น ผู้บริหารระดับกลาง และ หัวหน้างาน

3. แผนงานระดับสาม – เป็นแผนงานที่มีระดับย่อย ต่อจากระดับสอง ใช้บอกกำหนด วันเริ่มต้น และ วันเสร็จ ของ  “งาน” ที่ทำ คนที่ดู และ รับผิดขอบ จะเป็น วิศวกร และ ข่างที่ทำงาน นั้นๆ

เครื่องมือที่ใช้ ในการทำแผน

เครื่องมือมีหลายตัวแล้วแต่ความถนัด  ส่วนใหญ่ ก็จะ ใช้ Microsoft excel ในการจัดทำแผน เพราะ ประชากรส่วนใหญ่ของโลก ใช้ Excel เป็นและ ดูง่าย แต่ คนที่ ทำงานเกี่ยวกับแผนงานบ่อยๆ มักจะนิยมใช้ Microsoft project เนื่องจาก สามารถใช้ function ที่มีอยู่ในการจัดงานและวิเคราะห์งานต่างๆ เพื่อการปรับแผน และ ประเมิน ความคืบหน้างานได้ดี … ข้อด้อย อย่างเดียวคือ Microsoft Project ผู้ใช้ ต้องทำการศึกษาเพิ่มเติม ให้เข้าใจก่อนจึงจะใช้งานได้ ในขณะที่ Microsoft Excel คนส่วนใหญ่ มีพื้นความรู้การใช้งานอยู่แล้ว จึงสามารถ ใช้งานได้ทันที

ข้อแนะนำในการทำแผนงาน

1. ศึกษา วัตถประสงค์ ของโครงการให้ ขัดเจน ว่า โครงการนี้มีขึ้น เพื่อตอบโจทย์ ในเรื่องอะไร และ ระบุสิ่งนั้นเป็นเป้าหมายหลัก หลายคนมักคิดว่าการทำงานเสร็จ ก็เพียงพอ ต่อการทำงาน โดยอาจนิยามของคำว่า “เสร็จ” ไม่ตรงกับเป้าหมาย ในกรณีที่ เป็นโครงการที่ต้อง ขออนุมัติโครงการ โดยการทำวิเคราะห์ความคุ้มค่าในการลงทุน เป้าหมายจะถูกระบุไว้ชัดเจน และ แปลงค่าเป็น เงินไว้เรียบร้อยแล้ว

2. จัดทำแผนระดับหนึ่งให้ได้ก่อน เพื่อ ปักธงไว้ว่า งานจะต้องเสร็จไม่เกินวันไหน โดยดูจากวัตถุประสงค์ ถ้า วัตถุประสงค์ไม่ได้กำหนดเป้าหมายในเรื่องของเวลา อาจจะตั้ง “ตุ๊กตา” หรือ เป้าหมายคร่าวๆ ไว้ก่อน ในระดับ สองนี้ สิ่งที่ต้องระบุ ได้แก่

2.1 ขั้นตอนการออกแบบ (Design)

2.2 ขั้นตอนการ Verify การออกแบบที่ทำไว้ เพื่อ จัดการกับความเสี่ยงที่อาจจะมี

2.3 ขั้นตอนการของบประมาณ

2.4 ขั้นตอนการขออนุญาต เช่นการขอนุญาตก่อสร้าง การขออนุญาตขยายแรงม้า หรือ การขออนุญาตด้านสิ่งแวดล้อม

2.5 ขั้นตอนการ จัดซื้อ จัดหา (Procurement)

2.6 ขั้นตอนการ เตรียม/ประกอบ/ทดสอบ (Fabrication/Assembly/testing)

2.7 ขั้นตอนการติดตั้ง (installation)

2.8 ขั้นตอนการทดสอบก่อนเดินเครื่อง (Function test)

2.9 ขั้นตอนการทดสอบเพื่อการส่งมอบ (Commissioning)

3. ควร”ปักธง”หรือ ทำ Milestone จุดสำคัญเอาไว้ ในแผน เช่น วันไหน จะต้องทดสอบเสร็จ วันไหนของถึงโรงงาน วันไหนที่จะต้องทำการหยุดการผลิตของโรงงานเพื่อเชื่อมต่อ วันไหนเป็นวันส่งมอบงาน เพื่อจะได้ ให้ทีมงาน “ขานรับ” และ จำได้

4. หมั่น update แผน ตามความรับผิดชอบ เช่น คนที่อยู่หน้างานอาจจะต้อง update เป็นรายวัน และ ระดับแผนกรายสัปดาห์ ระดับส่วนทุกๆ 15 วัน ระดับฝ่ายทุกๆ เดือนเป็นต้น ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับ ความเหมาะสม

ง่ายๆ แค่นี้ เราก็จะได้ แผนที่ดีมาใช้งานครับ

Advertisements